... als Arbeitgeber Bußgelder bis zu einer Höhe von bis zu 2.000 Euro!

Arbeitsverträge nur noch schriftlich
Selbst, wer nur sehr peripher mit Rechtsfragen zu tun hat, weiß: Die allermeisten Verträge sind auch mündlich gültig. In unserem Alltag erleben wir solche „mündlichen Verträge“ beispielsweise beim Brötchenkauf beim Bäcker, beim Verkauf gebrauchter Gegenstände auf dem Flohmarkt oder im Gespräch mit einem Kellner beim Bestellen im Restaurant. Auch Arbeitsverträge ließen sich bislang theoretisch nur mündlich beschließen. Zwar sind schriftliche Arbeitsverträge durch das Nachweisgesetz (NachwG) bereits seit 1995 vorgeschrieben, jedoch sah das Gesetz keinerlei Sanktionen bei Verstößen vor. Dies ändert sich nun mit der Arbeitsbedingungsrichtlinie, die am 1. August 2022 in Kraft tritt.
Kurz gesagt legt diese Richtlinie fest, dass künftig alle Details eines Arbeitsvertrags (unter anderem zur Vergütung, zu Ruhepausen, zu Überstunden und zur Kündigung) schriftlich im Vertrag festgehalten sein müssen. Beim Großteil der bestehenden Arbeitsverträge ist dies mit Sicherheit bereits der Fall. Aufgrund der nun geltenden Nachweispflichten sollten Sie Ihre Arbeitsvertragsmuster dennoch gewissenhaft prüfen.

Neue EU-Richtlinie: Was bedeutet das?
Grundsätzlich wird bei Vorgaben der EU zwischen Richtlinien und Verordnungen unterschieden. Verordnungen sind unmittelbar in allen Mitgliedsstaaten wirksam – bekannte Beispiele sind unter anderem die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder die sogenannte „Gurkenverordnung“, die lange als Klischee überbordender Bürokratie galt. EU-Richtlinien müssen im Gegensatz dazu von den EU-Mitgliedsstaaten zunächst in nationales Recht umgewandelt werden.

Ihre Checkliste für neue Arbeitsverträge
Was müssen Sie als Arbeitgeber ab August beachten? Wir haben die fünf wichtigsten Punkte für Sie zusammengetragen:
1. Arbeitsentgelt: Ab sofort muss im Arbeitsvertrag festgehalten werden, ob und wie Überstunden vergütet werden und wie diese ausgezahlt werden. Außerdem müssen weitere Bestandteile des Entgelts – wie beispielsweise Weihnachts- oder Urlaubsgeld – einzeln aufgelistet und mit einem genauen Datum ihrer Fälligkeit versehen werden.
2. Ruhepausen: Wie sind die Pausenregelungen in Ihrem Betrieb? Von wann bis wann gelten für Ihre Mitarbeiter:innen Ruhezeiten?
3. Überstunden: Können Überstunden angeordnet werden? Falls ja müssen Sie auch die Voraussetzungen dafür erläutern.
4. Probezeit: Bis wann befindet sich der neue Mitarbeiter in der Probezeit?
5. Kündigungsmodalitäten: Dieser Punkt bringt möglicherweise die größten Veränderungen für Ihre Musterverträge mit sich. Bislang enthielten Arbeitsverträge meist nur die vereinbarten Kündigungsfristen (bspw. „es gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen“ oder „die Kündigungsfrist beträgt vier Wochen zum Ende eines Kalendermonats“). Ab sofort müssen Sie aber auch schriftlich festhalten, wie die Kündigung zu erfolgen hat und welche Fristen für das Einreichen einer Kündigungsschutzklage gelten. Voraussichtlich müssen Sie hier auch auf die verschiedenen Arten einer Kündigung (personenbedingt, verhaltensbedingt etc.) eingehen und mögliche Bestandteile wie etwa die Anhörung eines Betriebsrats oder BEM-Verfahren erläutern.

Es gilt die Nachweispflicht – doch wer prüft die Verträge?
Arbeitgeber stellen sich nun die berechtigte Frage, wer neu geschlossene Arbeitsverträge eigentlich prüft und gegebenenfalls Sanktionen wegen Versäumnissen bei der Arbeitsbedingungsrichtlinie verhängen kann. Momentan ist davon auszugehen, dass vor allem (verärgerte) Arbeitnehmer sowie ihre Anwälte sich auf die Arbeitsbedingungsrichtlinie berufen werden – insbesondere in Trennungssituationen, um so (vermeintlich) Druck auf Sie als Arbeitgeber auszuüben.

Verstöße gegen das Nachweisgesetz stellen ab August Ordnungswidrigkeiten dar. Solche Verstöße liegen beispielsweise vor, wenn Sie…
• …die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht schriftlich aushändigen
• …die wesentlichen Vertragsbedingungen falsch sind
• …die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht vollständig sind oder
• …die wesentlichen Vertragsbedingungen zu spät aushändigen.

Und die alten Arbeitsverträge?
Die Nachweispflicht gilt zunächst nur für Arbeitsverhältnisse, die ab dem 1. August 2022 eingegangen werden. Verlangt ein Arbeitnehmer, der schon vor diesem Datum in Ihrem Betrieb tätig war, ebenfalls seine Vertragsdetails nach der neuen Richtlinie zu erhalten, müssen Sie ihm diese binnen einer Frist von sieben Tagen aushändigen.

Was ist noch wichtig?
Die Richtlinie der EU hätte eine Digitalisierung von Einstellungsprozessen bzw. die elektronische Übermittlung von Verträgen und Unterschriften zugelassen. Leider wurde dieser Punkt nicht in der deutschen Umsetzung des Gesetzes übernommen. Arbeitsverträge müssen dem neuen Mitarbeiter zwingend ausgedruckt und unterschrieben ausgehändigt werden. Digitale Unterschriften sind nicht gültig.